◎AE的基本动作
开工作卡、结卡 传真信件/备忘录
会议日程 会议记录
工作时间表 估价单
创意简报/工作单 工作进度报告

•开卡单、结卡单
工作卡号是一个工作项目在广告公司的唯一识别号码，所有与该项目的收入和支出都会记入在该工作卡号下。
在有成本发生前要填写开卡单，获得工作卡号，以便没有任何成本被漏掉。
开卡单上相应的项目要填全，以便将来查找记录的时候方便。
当工作项目结束了或需要开发票的时候，AE需要填写结卡单，由财务和流程控制人员将所有的成本和收入统计起来，AE要负责检查是否有漏掉的收入或成本，AE要对项目的利润率负责。

•传真信笺/备忘录
目的：
让客户随时了解工作进程--传递信息的手段之一，如果要求的信息非常紧急，你应该紧跟着打电话给客户以确保传真/备忘已收到
说明：
使备忘信息短小精悍，切中主题
绝不要在备忘/传真/信件结尾处要求客户回电话
相反地， 告诉客户你将随后给他们打电话
注意：
不要把设计或文案传真给客户，这些应该在可能时与客户面谈，美术完稿只有在时间的确紧迫时才可传真过去
 
•会议日程
目的：
确保会议重点和规则，按主次排列讨论，避免遗漏
内容：
应该包括什么时间、在什么地点、有谁会在一起、讨论什么事情、要讨论多久之外，特别应该说明为什么要讨论这个议题及参会者应该在会前准备好什么功课。每个主题均是单独的一点。
说明：
和相关与会者确认所有议项（与客户，与代理商小组成员核查）确保每个单独的任务都得到照顾
询问客户是否希望在议程中加入一些项目或问题（确保参加会议的代理方人员都了解客户的议程项目）
使客户与代理商人员在会议前至少1-2天知道议程，以便每个人都有充足的时间为会议做安排
没有比提前送出一份简明的会议议程对会议更有用的了，

• 会议记录
目的：
一种提供在客户与代理商之间形成的决议概况的工具
让没参加会议的人员对情况有了解
提供一个详细的达成共识的行动或采取的行动的记录
内容：
会议的时间、地点、参加会议的人
会议主要讨论的内容及达成的一致意见
下一步工作的安排，谁什么时间要完成什么事情
原则：
无论何时决定形成（甚至通过电话）都要有会议记录，在会议召开24小时之内递出
书写详细、清晰、尊重事实。‘下一步’及负责人后必须注明时间和日期
副本发给所有与会人员和主要客户人员及代理商工作小组人员…让所有人都了解正在进行的情况
会议记录是代理商保护自己的工具，未来当客户翻案时有据可查。因此在会议记录的页脚都会有一句话：“如发现任何错误和遗漏之处，请于24小时内通知”记录在法庭里是用来确立责任的，所以用心去写并负责到底

• 工作时间表
AE要负责每一个项目的准时完成，因此在项目近来后制定一个工作时间表是非常必要的，这样每一个人都会了解到他的工作会在什么时间开始到什么时间结束，有了工作时间表，小组中的每一个人对于项目的时间安排就回心中有数。
制定工作时间表的时候要和创意人员、媒介人员协商，这样你安排的时间才会被他们接受，不要在你问过创意人员时间之前就轻易承诺客户的时间。
尽量给创意人员争取时间，好的创意是需要时间的
如果时间非常紧，给第一次提案多一些时间，而不要留太多的时间在反复修改上。

• 估价单
AE要对每一个项目的赢利负责，因此如何向客户报价、如何控制成本就变成AE很重要的一份工作。
作估价单最重要的是对成本预估的准确性，因此需要AE对工作的流程和工作的成本有一个清楚的认识，如果你对于其中的成本不清楚的，向相关人事请教。
估价单内容的清楚，报价的方式，对于工作的明细程度需要根据不同的客户进行调整。

• 创意简报/工作单
目的：
对传播策略的补充，定义具体的工作任务
原则：
由业务总监/组长发展，与创意总监讨论并鉴定，由客户签署文件
注明预算，特定制作需要
只有在流程指导审评后开始工作
简报必面经由完整的工作单给创意人员。创意人员，不能太心软，写一张字条，坚持之：
“NO JOB SHEET，NO WORK”（没有工作单，没有工作）
这是唯一在代理商不浪费钱的方法。没有工作卡是不能做事的。“太急了，没有时间写工作卡”。用这种籍口是不好的。为什么那么急？客户无理的要求吗？如果是，客户总监要出面与客户沟通。或者是业务人员拖了时间了？当然不是。没有书面的工作卡，而要求开始工作，是不对的，没有籍口。如果有时间做一件工作，就有时间准备书面的工作卡。同时，时间压力大，交稿日紧急时，更需要完整的书面，不然口头的简报在忙乱时更容易忘记，事情会错掉。所以，没有工作单，没有工作。